Loại bỏ việc lãng phí là nguyên tắc cơ bản của tư duy tinh gọn (Lean Thinking).

Theo định nghĩa của Womak và Jones trong cuốn “Lean Thinking”:

“Lãng phí là tất cả hoạt động sử dụng tài nguyên mà không tạo ra giá trị.”

Trong tất cả các tài nguyên, thời gian là thứ có giá trị nhất, thậm chí còn quý hơn cả tiền. Giá trị của tiền có thể tăng hoặc giảm nhưng một khi thời gian trôi đi thì không thể lấy lại được.

Một cách nói khác theo Luật Bold (Boyd’s Law) nêu rõ rằng:

“Tốc độ của hành động lặp lại đè bẹp chất lượng của việc lặp lại.”

Colonel John Boyd chiến lược gia quân sự và máy bay chiến đấu không quân Hoa Kỳ phát hiện ra điều này bằng cách nghiên cứu một sự bất thường trong các trận chiến khi một chiếc máy bay hạng thấp (F-86) liên tục đánh bại một chiếc máy bay siêu hạng (MiG-15). Đó là bởi vì nó có thể lặp lại động cơ nhanh hơn nhờ một thanh khí nén thủy lực. Eric Ries áp dụng Luật Boyd làm lề cho tinh gọn start-up bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối đa hóa chu kỳ thời gian thông qua vòng lặp xây dựng / đo lường / học hỏi.

“Các công ty khởi nghiệp thành công là những công ty được quản lý để lặp lại đủ số lần trước khi hết tài nguyên. Thời gian giữa các lần lặp này là nền tảng căn bản.”

SỰ MÂU THUẪN KÉO THEO THỜI GIAN

Trong quá trình phát triển khách hàng sau đây, có một sự co dãn linh hoạt cơ bản cho các hoạt động bên ngoài công ty so với bên trong công ty. Steve Blank khẳng định rằng tất cả các câu trả lời nằm bên ngoài công ty và ủng hộ việc thành lập một nhóm phát triển khách hàng đa chức năng phải bao gồm những người sáng lập. Những công việc nào cần phải được thực hiện trong công ty? Ai sẽ thực hiện các giải pháp cho những vấn đề phát hiện bên ngoài doanh nghiệp?

Câu trả lời của Eric Ries là tạo ra 2 đội cho mỗi nhóm khác nhau: đội Giải quyết vấn đề và đội Giải pháp. Đội đầu tiên tập trung vào phát triển khách hàng, trong khi đội thứ hai chú trọng phát triển sản phẩm. Tuy nhiên, nếu bạn là người sáng lập, bạn cần phải ở trong cả hai đội.

Vấn đề càng trở nên nghiêm trọng hơn nếu bạn là nhà sáng lập thiên về kỹ thuật bởi vì thời gian được sử dụng rất khác nhau trong quá trình từ phát triển sản phẩm đến phát triển khách hàng. Paul Graham đã viết một bài luận xuất sắc về hai loại lịch biểu: kế hoạch của người quản lý và kế hoạch của nhà sản xuất. Người quản lý thường sắp xếp lịch trình trong ngày thành các khối giờ, và dành mỗi giờ để giải quyết một công việc khác. Trong khi đó, các nhà sản xuất, như các lập trình viên và nhà văn, cần phải sắp xếp một ngày của họ thành các khoảng thời gian dài hơn và không bị gián đoạn. Chi phí chuyển đổi ngữ cảnh thấp (và được dự kiến trước) trong lịch trình của Người quản lý.

Các hoạt động bên ngoài trụ sở công ty (các cuộc phỏng vấn của khách hàng, kiểm tra khả năng sử dụng, hỗ trợ khách hàng) có xu hướng thuận theo lịch trình của Nhà quản lý, trong khi các hoạt động bên trong doanh nghiệp (thiết kế, mã hóa) thường được ưu tiên trong lịch trình của Nhà sản xuất. Cố gắng tìm ra một điểm cân bằng giữa hai điểm nút này thì cần mềm mỏng hơn là những con số cứng nhắc, nhưng có một khái niệm cơ bản cần phải có mặt để tối đa hoá luồng năng suất – đó là dòng nhịp độ. Có 2 định nghĩa khác nhau về ý nghĩa của dòng nhịp độ và cả hai đều được áp dụng ở đây.

Đầu tiên là ý kiến đến từ nhà tâm lý học Mihály Csíkszentmihályi, người định nghĩa dòng nhịp độ như là một trạng thái tinh thần hoạt động khi bạn đang ở trong điều kiện tốt nhất. Khi bạn đang trong dòng nhịp độ, bạn hoàn toàn đắm mình trong một hoạt động và không có gì khác quan trọng hơn với bạn lúc này. Bạn mất tự chủ và ý thức về thời gian.

Các hoạt động theo dòng nhịp độ thường có các thuộc tính sau:

• Có một mục tiêu rõ ràng
• Cần tập trung đầy đủ
• Ít có sự gián đoạn và yếu tố gây nhiễu
• Rõ ràng và lập tức phản hồi về tiến triển, hướng tới mục tiêu
• Cảm giác của thách thức

Định nghĩa thứ hai của dòng nhịp độ cho rằng, khi dòng nhịp độ không thể hoạt động theo ý muốn, bạn có thể sắp xếp các hoạt động để chúng cho phép dòng nhịp độ trùng lặp. Trích cuốn “Tư duy tinh gọn” (Lean Thinking):

“Khi chúng ta bắt đầu suy nghĩ về cách sắp xếp các bước thiết yếu để thực hiện công việc để đạt được một dòng chảy liên tục liên tục mà không lãng phí năng lượng, hàng loạt hoặc nhỏ giọt, nó sẽ thay đổi mọi thứ, kể cả cách chúng tôi cộng tác và các công cụ mà chúng tôi đưa ra để hoàn thành công việc.”

Những gì sau đây là mẹo công việc tôi sử dụng để cho phép dòng nhịp độ:

TẠO LUỒNG HÀNG NGÀY

Tôi thường nhóm các hoạt động hàng ngày của tôi thành 3 loại: Các hoạt động của nhà sản xuất đã được lên kế hoạch, các hoạt động quản lý theo kế hoạch, và các hoạt động của nhà sản xuất / quản lý không có kế hoạch.

Mẹo 1: Thiết lập các khối thời gian liên tục cho công việc của Nhà sản xuất.

Các hoạt động của Nhà sản xuất kế hoạch thường là các công việc viết mã và viết lách nói chung. Bởi vì những hoạt động này cần một khối thời gian liên tục, tôi sẽ lên lịch làm việc vào buổi sáng sớm (6 giờ sáng – 8 giờ sáng). Tôi thường lên lịch làm việc này vào tối hôm trước và đó là điều đầu tiên và duy nhất tôi làm. Tôi không kiểm tra email/twitter hoặc nhìn vào bất cứ điều gì khác. Không ai gọi vào giờ đó vì thế yếu tố gây nhiễu được giữ ở mức tối thiểu. Tôi thấy 2 khung giờ này hợp với lịch làm việc của tôi.

Mẹo 2: Đạt được mục tiêu trong ngày của Nhà sản xuất càng sớm càng tốt

Tôi đã cố gắng thử cả hai điều, ở lại muộn và thức dậy sớm, và cá nhân tôi thích điều thứ hai vì nó không bị gián đoạn bởi giấc ngủ cho phép các hoạt động trong ngày để diễn ra tốt hơn. Cá nhân tôi cũng nhận thấy rằng hoàn thành cái gì đó hữu hình mà sớm trong ngày giống như hồi chuông thúc đẩy cho phần còn lại của ngày.

Tùy thuộc vào ngày trong tuần, tôi có thể phân bổ nhiều khối hơn 2 giờ vào buổi sáng hoặc buổi chiều nhưng chúng không được tràn ngập như buổi họp đầu tiên và có thể bị gián đoạn bởi một điều khẩn cấp hơn.

Mẹo 3: Tốt hơn là lên kế hoạch cho các hoạt động quản lý vào cuối ngày

Các hoạt động quản lý theo kế hoạch, như các cuộc họp của khách hàng, dễ lên lịch vì chúng rõ ràng là có thời gian cụ thể và lịch trình hoạt động. Trừ khi có xung đột về lịch trình không khả thi, tôi muốn lên lịch vào buổi chiều để không làm gián đoạn dòng nhịp độ vào buổi sáng của tôi.

Mẹo 4: Luôn luôn sẵn sàng cho các hoạt động không theo kế hoạch, đặc biệt là hỗ trợ khách hàng.

Sự gián đoạn bất ngờ có thể xuất hiện từ bất cứ nơi nào trong ngày – các sự cố máy chủ, các cuộc gọi hỗ trợ khách hàng, v.v… Bạn phải chuẩn bị cho sự gián đoạn kiểu như này, đặc biệt là từ khách hàng. Cả hai loại thông báo trên máy chủ và cuộc gọi của khách hàng đều được chuyển trực tiếp đến điện thoại di động của tôi. Đây cũng là cách tuyệt vời để áp dụng quy trình 5 lần, đảm bảo các sự kiện bất ngờ không trở lại thường xuyên.

TẠO LUỒNG LÀM VIỆC HÀNG TUẦN

Ngoài sắp xếp lịch trình theo ngày cho dòng nhịp độ, tôi cũng nhóm các hoạt động nhất định của nhiệm vụ theo ngày trong tuần.

Mẹo 5: Xác định những ngày tốt nhất cho sự phát triển của khách hàng theo kế hoạch.

Ví dụ, Thứ Hai và Thứ Sáu thường là những ngày tồi tệ để bắt đầu liên hệ với khách hàng mới vì mọi người thường hồi phục từ cuối tuần hoặc chuẩn bị sẵn sàng cho nó. Tôi dự định các loại hoạt động phát triển khách hàng này từ thứ ba đến thứ năm.

Mẹo 6: Tận dụng thời gian chết của khách hàng.

Thời gian của thứ Hai và thứ Sáu thường trôi chậm hơn trong góc nhìn của khách hàng, tôi sử dụng chúng cho các tác vụ nhà sản xuất lớn hơn như viết bài đăng trên blog. Các bài đăng trên blog của tôi thường được xác định vào thứ sáu, được vạch ra khoảng cuối tuần, được viết vào thứ Hai và được xuất bản vào Thứ ba.

Mẹo 7: Cân bằng thời gian với khách hàng.

Không phải tất cả các hoạt động phát triển của khách hàng đều cần thời gian mặt. Ngoài giai đoạn phát hiện khách hàng ban đầu, có một xu hướng mạnh mẽ dựa nhiều vào giao tiếp không đồng bộ bằng các công cụ như email, diễn đàn và kiểm tra khả năng sử dụng trực tuyến. Mặc dù tất cả những công cụ này là tuyệt vời để giảm bớt phiền nhiễu thời gian thực và đạt được quy mô, tôi thấy điều quan trọng vẫn là tạo cơ hội cho thời gian đối mặt với khách hàng hiện tại và mới. Các cuộc trò chuyện không mô tả là cách tốt nhất để học về các vấn đề không có bản ghi. Tôi đặt số liên lạc của chúng tôi trên tất cả các trang và khuyến khích khách hàng nhận điện thoại với email bất cứ khi nào có thể.

LOẠI BỎ LÃNG PHÍ PHẦN MỀM

Việc xây dựng phần mềm cho các chi tiết kỹ thuật là khó khăn khi phải đối mặt với một môi trường khởi động, nơi cả hai vấn đề và giải pháp phần lớn không được biết đến, nó là tối ưu để lặp xung quanh mã ít hơn mã nhiều hơn.

Mẹo 8: Tránh sản xuất quá mức bằng cách làm cho khách hàng kéo các tính năng.

Khách hàng kéo (Customers pull) là một khái niệm khác của tư duy tinh gọn và nó đòi hỏi rằng không có sản phẩm hay dịch vụ được sản xuất cho đến khi một khách hàng yêu cầu nó. Ở giai đoạn này, hơn 80% nỗ lực của tôi được dành cho việc tối ưu hóa các tính năng hiện có so với việc xây dựng các mô hình mới. Toàn bộ việc phát triển của nhóm khách hàng chính là việc xác định một nhân tố chính gây được tiếng vang với khách hàng và toàn bộ quan điểm xác thực khách hàng đang kiểm tra xem liệu sự cộng hưởng đó sẽ mở rộng. Nếu không, thì giải pháp không phải là thêm tính năng, mà có thể là xoay vòng và quay lại bước 1 – khám phá khách hàng.

Mẹo 9: Hãy chỉ lặp lại khoảng 3-5 số liệu có thể xử lý.

Tôi đã đề cập chi tiết về bảng điều khiển chuyển đổi của mình trong các bài viết trước. Có một vài số liệu là tất cả những gì tôi cần để xác định và ưu tiên xây dựng / đo lường / tìm hiểu các vòng lặp quan trọng nhất để giải quyết. Tất cả dữ liệu cho bảng điều khiển được thu thập tự động và được trình bày trong báo cáo một trang mà tôi có thể xem trong thời gian thực.

Mẹo 10: Xây dựng phần mềm để điều chỉnh dòng nhịp độ

Bạn có thể nhận thấy tôi không có ngày cố định hoặc các nhiệm vụ được xác định để xây dựng, thử nghiệm hoặc phát hành phần mềm. Đó là bởi vì tôi làm theo một quá trình triển khai liên tục (cũng được phổ biến bởi Eric Ries). Tức là phần mềm được xây dựng, thử nghiệm và đóng gói tự động vào cuối mỗi công việc của nhà sản xuất mà không cần nỗ lực của tôi ngoài việc kiểm tra trong mã. Một cú nhấp chuột và mã được phát đi cho khách hàng.

Trở lại định nghĩa Womak và Jones về chất thải:

“Chất thải là bất kỳ hoạt động nào của con người tiêu tốn tài nguyên nhưng không tạo ra giá trị.” 

Các quy trình sản xuất theo truyền thống đã sắp xếp xung quanh các công việc, làm phân tán thời gian của bộ máy thành các lô và xếp hàng hàng đợi. Tư duy tinh gọn thách thức phương pháp tiếp cận này và kêu gọi sắp xếp thời gian để tổ chức các nhiệm vụ của con người để chúng diễn ra trôi chảy. Việc phát hành phần mềm không giống với sản xuất. Trong khi phần mềm dựa trên web, liên tục được triển khai một cách dễ dàng hơn, với một chút kỷ luật, phần mềm máy tính để bàn cũng có thể được xây dựng để lưu thông dữ liệu. Tôi sẽ trình bày cụ thể quá trình triển khai liên tục của tôi trong một bài đăng tiếp theo. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!